Reporting, Statistiques, Indicateurs
L'intérêt du pilotage par le Data
L'intérêt des calculs statistiques et de la création d'indicateurs pour l'aide au pilotage n'est plus à démontrer. Malgré cela, nombre d'entreprises et d'organisations ne mettent pas en place les processus requis, les rapports indispensables, et se privent donc d'informations cruciales pour la bonne marche et le suivi des activités.
Par exemple, il est courant de voir des prestataires de services fonctionner sans un suivi précis des heures d'interventions, des heures passées par type de tâche, du temps passé dans des activités facturées et non facturées. Difficile donc de mesurer l'efficacité des équipes, la rentabilité de chaque type de tâche, et les axes d'améliorations pour l'entreprise. Ne mesurer la rentabilité qu'avec le résultat net (au moment du bilan) est risqué, et ne montre pas si ce résultat aurait pu être plus élevé. Beaucoup de gaspillages - en temps et en efforts et en budget - peuvent être détectés et supprimés de l'équation lorsque l'on possède les bons indicateurs de pilotage.
Deuxième exemple : l'absence d'indicateurs de suivi de l'activité commerciale pour un site e-commerce (marchand). Entre les opérations liées aux achats, celles concernant la vente en ligne (produit par produit / par catégorie de produits), les ventes croisées, les retours et la gestion du SAV, les promotions et le déstockage, les invendus, comment savoir où concentrer ses efforts et où les réduire ? Sans les indicateurs et les rapports d'activité impossible d'y voir vraiment clair.
Le cas des entrepreneurs du web illustre l'importance de suivre son activité au moyen de données statistiques et d'indicateurs pertinents. Les créateurs de projets Web et les start-up Internet reposent généralement sur des business-model à croissance rapide, et sur une projection commerciale et financière relativement aléatoire. Le suivi de l'activité et des performances repose sur « les metrics » (terme anglo-saxon pour métriques / indicateurs). Des metrics non maitrisées ou non réalistes dénotent la fragilité du business-model, ce qui refroidira les investisseurs (dans le cas d'une levée de fonds par exemple). Par la suite, les écarts des metrics par rapport à la réalité permettent de rectifier les choix faits au départ, de rassurer ou d'alerter les investisseurs et les partenaires, voire même de comprendre que le business-model n'est pas viable et donc de stopper à temps l'aventure. Pour les startups web, les métriques doivent être créées dès l'étude de projet, et le reporting mis en oeuvre dès le démarrage de l'activité.
Mise en oeuvre des indicateurs et du reporting
La mise en oeuvre d'indicateurs (numériques) passe par une étude de l'activité à surveiller, puis la création de requêtes basées sur les jeux de données. Pour les volumes très importants de données, en particulier dans le domaine du Big Data, une base de données spécifique - comme un entrepot de données (« data warehouse ») - pourra être mise en oeuvre. L'indicateur de pilotage est alors le résultat d'une ou plusieurs requêtes sur les données, ensuite présentée de façon simple et pratique.
Le reporting, ou compte-rendu d'activité, peut être organisé et présenté de multiples façons. La Direction décidera de la manière dont elle veut bénéficier des rapports d'activité et des indicateurs (forme / fréquence / présentation / règles de calcul), ainsi que des personnes qui pourront en bénéficier. Elle pourra également demander à mettre en place des mécanismes d'alerte automatiques, afin d'être prévenue immédiatement en cas passage d'un indicateur en zone rouge.
Avec les moyens actuels le reporting peut être réalisé en temps-réel, transmis aux personnels par tous moyens, et présenté aussi bien succintement que graphiquement.